Manchmal muss es schnell gehen - zum Beispiel bei Hochwasser, bei Feuer oder einer Evakuierung. Damit man im Notfall alle wichtigen Dokumente griffbereit hat, sollte man sie in einem Ordner aufbewahren und zwar an einem Ort, der leicht zugänglich ist und auch allen Familienmitgliedern bekannt ist.
Zudem ist es sinnvoll, Kopien von wichtigen Dokumenten digital zu sichern und bei Freunden, Verwandten, einem Notar, Anwalt oder in einem Bankschließfach zu hinterlegen. Bei Verlust können die Kopien sehr nützlich sein, auch wenn man viele Dokumente wiederbeschaffen muss. Wer auf Jobsuche ist, kann schnell auf Zeugnisse, Lebenslauf und Fortbildungsunterlagen zugreifen und spart sich das Kopieren.
Was Sie beachten müssen, wenn Sie Dokumente digitalisieren wollen
Wichtige Dokumente digital zu sichern ist auf jeden Fall sinnvoll. Es ist aber zeitaufwendig. Bevor man damit anfängt, sollte man sich Gedanken machen, wo man die Dokumente speichern will. In einer Cloud, auf dem Rechner, einer externen Festplatte oder auf USB-Sticks?
Daten sichern in der Cloud
Wer eine Cloud in Betracht zieht, kann zwar jederzeit von überall auf die Daten zugreifen, gibt aber die Daten aus der Hand und die Anbieter sitzen nicht immer in Deutschland. Deshalb sollte man sich vorher die allgemeinen Geschäftsbedingungen durchlesen und einen Anbieter aus Deutschland oder Europa auswählen, denn da gilt dann das deutsche oder europäische Datenschutzrecht.
Speichern auf dem USB-Stick
Am besten speichert man die Daten auch auf verschiedenen Speichermedien. So ein kleiner USB-Stick kann schnell verloren gehen. Die Speichermedien sollten dann an einem Platz aufbewahrt werden, wo sie vor Licht und Feuchtigkeit geschützt sind.
System beim Archivieren spart später Zeit
Wichtig ist auch, dass man zum Scannen der Unterlagen einen leistungsfähigen Scanner benutzt. Die einzelnen Dokumente sollten dann einheitlich und gut beschriftet in entsprechende Unterordner gespeichert werden, so dass man schnell findet, was man sucht.
Zu beachten ist, dass die Dokumente als PDF gespeichert und regelmäßig in gängige Dateiformate und auch auf neue Speichermedien übertragen werden. Sie sollen ja lesbar bleiben.
Von einer Verschlüsselung raten Experten ab, denn es kann sein, dass nach vielen Jahren der Schlüssel dafür nicht mehr zur Verfügung steht.
Wie bekomme ich bei Verlust meine Dokumente wieder?
Wenn die Dokumente weg sind, muss man sie wieder beschaffen und das kann mühselig sein und meist kosten sie Geld.
Personalausweis und Reisepass kann man bei Verlust beim Bürgeramt seiner Stadt oder bei der Verbandsgemeinde ausstellen lassen. Das kostet zwischen 22 und 37 Euro. Bedürftige bekommen Ausweisdokumente auch schon mal kostenlos.
Führerschein und Fahrzeugpapiere
Den Führerschein bekommt man bei der Stadt- oder Kreisverwaltung und der kostet um die 30 Euro. Fahrzeugpapiere und Zulassungsbescheinigungen gibt es bei der Zulassungsstelle.
Wichtig: Für den Personalausweis, den Reisepass und den Führerschein braucht man ein biometrisches Passbild.
Neue Krankenversicherungskarte und Bankkarten beantragen
Eine neue Krankenversicherungskarte muss man bei seiner Krankenversicherung beantragen. Die schickt dann eine neue Karte zu. Bank- und Kreditkarten muss man ebenfalls bei seiner Bank anfordern und die alten Bankkarten sperren lassen. Unter der Telefonnummer 116 116 erreichen Sie den Sperr-Notruf rund um die Uhr.
Abschlusszeugnisse wiederbeschaffen
Schulabschluss-Dokumente bekommt man bei seiner alten Schule. Die Dokumente, die den Universitätsabschluss belegen, kann man sich bei seiner Universität ausstellen lassen.
Dokumente über den Berufsabschluss bekommt man bei der Stelle, die sie ausgestellt hat. Eine Zweitschrift des Gesellenbriefs kann man bei der Handwerkskammer beantragen.
Neue Geburtsurkunde
Die Geburtsurkunde kann man sich beim Standesamtes des Geburtsortes ausstellen lassen.